スプレッドシートは、仕事の効率を大幅に向上させるための強力なツールです。日々の業務で繰り返し使われる操作や、資料作成の作業は、適切にスプレッドシートを活用すればかなり時間を短縮できます。
スプレッドシートを使いこなして、作業効率を上げましょう！
この記事は以下のような方におすすめです。
- スプレッドシートで資料作成作業を担当することが多い人
- 仕事で初めてスプレッドシートを使用した業務を任された人
- 今の自分の作業時間を少しでも短縮したい人
作業効率を上げるショートカットキー
スプレッドシートの一つひとつの操作をマウスで行っていると、どうしても時間がかかりがちです。ショートカットキーを使えば、作業を一気にスピードアップさせることができます。特に毎日繰り返す操作の時間を短縮できるショートカットキーを使いこなせるようになると、1分・1秒の積み重ねで大幅な時短につながりますよ！
Shift+F11で新しいシートを作成
まずは、Shift+F11のショートカットキーを使った新しいシートの作成方法です。新たにデータを入力する際や、新しいタスクに合わせてシートを追加したい時、マウスを使ってメニューを開く必要がなく、キーボード操作だけで即座に新しいシートを作成することができます。この操作一つで、時間が節約できるだけでなく、作業の流れも途切れずスムーズです。
Alt+↑↓でシートの移動
複数のシートを使って作業する際、シート間の移動が頻繁に発生します。そんな時に役立つのがAlt+↑とAlt+↓です。これらのショートカットキーを使うと、マウス操作なしでシート間を移動できるため、無駄なクリックを減らし、シートの切り替えを素早く行うことができます。
Ctrl+Kでリンク挿入
外部のリソースやほかのシートへのリンクを挿入したい時、Ctrl+Kを使えば簡単にリンクの挿入が可能です。セルを選択した状態でCrl+Kを押すと、以下のような画面が表示されます。
赤丸で囲んだ虫眼鏡部分に貼り付けたいURLをコピペして、Enterキーを押せばリンクの挿入が完了します！セル内の文章一部分にだけリンクを挿入したい場合には、対象の部分のみドラッグしてからCrl＋Kを押すと一部にのみリンクの挿入が可能です。
Ctrl+Hで置換
データの修正や更新作業で頻繁に使うのが、Ctrl+Hの「置換」機能です。例えば「送料別」という言葉をすべて「送料込」に変更したいという時など、シート全体にわたる特定のキーワードや値を変更する際にこのショートカットを使うことで、瞬時に複数の箇所を一括で変更できます。
Crl＋Hを押すと上の画像のような表示が出てくるので、「検索」部分に変更前の文字、「置換後の文字列」に変更後の文字を入力して「すべて置換」をクリックすると、一括で入力内容を変更できます。
Ctrl+クリックで複数選択
複数のセルや範囲を一度に選択する必要がある場合、Ctrl+クリックを使うと、マウスのドラッグ操作なしで複数のセルを簡単に選択できます。特に隣接していないセルを選択する時に便利で、表形式のデータ整理や特定の項目だけを選んで操作したい場合におすすめです。
また、複数選択したセル内に数字が入力されているとスプレッドシート右下に選択したセル内の数字の合計値が表示されます。
Ctrl+ドラッグで連番挿入
連番の数字を素早く入力したい時には、Ctrl+ドラッグが有効です。通常のドラッグ操作と違い、Ctrlキーを押しながらセルの右下の角をドラッグすると、連続した数値が自動的に入力されます。大量のデータ入力が必要な場合に一瞬で連番を作成できるため、手作業での入力時間の大幅な短縮が可能です。
資料作成に大活躍する便利機能
スプレッドシートはデータの整理だけでなく、プレゼンテーションや報告書などの資料作成にも役立ちます。特にチームでの共有やクライアント向けの提出資料を作る際に便利な機能を活用することで、見やすく使いやすいシートを簡単に作成できます。
プルダウンを追加
スプレッドシートでは、プルダウンメニューを簡単に追加することができます。この機能は、入力項目をあらかじめ定められた選択肢の中から選ぶ必要がある場合に非常に便利です。例えば〇✕やチェックマーク、報告書におけるステータス更新などにおいてプルダウンを使うことで、誤入力を防ぎ入力作業を効率化できます。
プルダウンの設置はとても簡単で、プルダウンを挿入したいセルを選択後右クリックして選択肢の中から「プルダウン」を選べばOK！
画面右側にプルダウンの選択肢を入力する部分が表示されるので、希望の文字を入力し、プルダウンの色を選択して「完了」を押しましょう。
特定のセルへのリンクを挿入
資料作成時には、同じスプレッドシート内の特定のセルにリンクを設置したい時もありますよね。資料の目次を作成しておくと、見やすい資料に仕上げることができます。まずはリンクを設置したいセルを選択した状態でCrl＋Kのショートカットキーを使用し、リンク挿入画面を表示してください。
スプレッドシート内の特定のセルへのリンクを挿入する場合には、「シートと名前付き範囲」をクリックして以下のような画面を開きます。
この画面が表示されたら、「リンクを追加するセルの範囲を選択」をクリックして、リンク経由で移動したいセルを選択します。特定のセルではなく別のシートへ移動できればOKという場合には、上に表示されているシート名をクリックしましょう。
リンク移動したいセルを選択すると上記画像のように選択中のセルが表示されるので、「OK」をクリックすると最初にCrl＋Kを押した時に選択していたセルから移動後として指定したセルへ飛べるリンクの設置が完了します。
シート1枚のみコピーファイルを作成
大量のシートが含まれているファイルの中で、特定のシートだけを別ファイルとしてコピーして使いたい場合、スプレッドシートでは簡単にシートを複製し、新しいファイルとして保存することができます。これによりほかのシートに影響を与えることなく、必要なデータだけを共有したり、個別に管理することが可能です。
操作方法はシンプルで、コピーしたいシートのシート名部分を右クリックし、「別のワークブックにコピー」を選択するだけです。これによって、特定のシートだけを独立したファイルにし、無駄なく資料を作成できます。
新しいスプレッドシート、既存のスプレッドシートの二択から、自分の希望に合った選択肢をクリックしたら完了です。
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